Um sistema informacional tem um conjunto de necessidades a si inerente e como tal é preciso fazer um estudo/levantamento dos recursos existentes na organização para que se tenha consciência da capacidade da estrutura organizacional.
Relativamente aos recursos existentes na Associação de Estudantes (da ESEIG) podemos afirmar que esta tem necessidade de um maior número de recursos a si alocados para que haja uma eficiente e eficaz gestão informacional.
Verificamos, ao longo do estudo que fizemos na AEESEIG, que os recursos humanos nesta Associação não têm qualificações nem conhecimentos que lhes permita fazer o tratamento documental. Este tratamento, anteriormente referido, é levado a cabo pelos alunos do 3º ano de Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação no âmbito da disciplina de Projecto de Arquivo. [a]
Ao nível dos recursos materiais, pudemos constatar que estes não são os melhores, visto que não existe um espaço criado ou adaptado para a incorporação e consequentemente o armazenamento da documentação se faça tendo em conta os condicionalismos que cada tipo de suporte implica ao nível de condições de luz, temperatura e humidade.
Para que se “tratem” essas áreas críticas que estão a falhar no sistema de arquivo será necessário ter consciência de alguns factores que têm de ser melhorados.
As falhas por nós identificadas são:
A distância entre a localização do armazenamento do fundo da AEESEIG e o local de produção e recebimento da documentação;
A falta de condições de temperatura e humidade na sala em que se encontra a documentação;
As pastas em que se encontra a documentação têm material metálico que com a sua degradação deteriora a documentação;
A documentação tem material metálico que provoca uma maior deterioração (clips, agrafes);
Nunca foi levado a cabo qualquer tipo de selecção da documentação a conservar, não só pelo seu valor provatório como também pelo seu valor histórico.
Visto que estas falhas foram por nós constatadas, consideramos que “algo deve ser feito” e como tal propomos que a haja um recenseamento da documentação, uma construção de um plano de classificação (respeitando para isso os princípios arquivísticos) e ainda que aja uma selecção da documentação a conservar (de acordo com a aplicação de uma tabela de selecção que esteja de acordo com a Portaria n.º 12/2008 de 3 de Janeiro.
Podemos também, e após a avaliação e selecção da documentação, digitalizar a documentação “que é para conservar”, para que se preservem os documentos originais. Também podemos diminuir a deterioração da documentação se esta for acondicionada em local que respeite as condicionantes que os depósitos dos arquivos têm de ter para que aja uma adequação entre o suporte documental e as condições climatéricas (luminosidade, temperatura e humidade) e materiais (por exemplo, material usado para as prateleiras, papel de acid free, pastas em (pelo menos) papel de longa duração) onde este deve estar custodiado.
[a]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998.
Relativamente aos recursos existentes na Associação de Estudantes (da ESEIG) podemos afirmar que esta tem necessidade de um maior número de recursos a si alocados para que haja uma eficiente e eficaz gestão informacional.
Verificamos, ao longo do estudo que fizemos na AEESEIG, que os recursos humanos nesta Associação não têm qualificações nem conhecimentos que lhes permita fazer o tratamento documental. Este tratamento, anteriormente referido, é levado a cabo pelos alunos do 3º ano de Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação no âmbito da disciplina de Projecto de Arquivo. [a]
Ao nível dos recursos materiais, pudemos constatar que estes não são os melhores, visto que não existe um espaço criado ou adaptado para a incorporação e consequentemente o armazenamento da documentação se faça tendo em conta os condicionalismos que cada tipo de suporte implica ao nível de condições de luz, temperatura e humidade.
Para que se “tratem” essas áreas críticas que estão a falhar no sistema de arquivo será necessário ter consciência de alguns factores que têm de ser melhorados.
As falhas por nós identificadas são:
Visto que estas falhas foram por nós constatadas, consideramos que “algo deve ser feito” e como tal propomos que a haja um recenseamento da documentação, uma construção de um plano de classificação (respeitando para isso os princípios arquivísticos) e ainda que aja uma selecção da documentação a conservar (de acordo com a aplicação de uma tabela de selecção que esteja de acordo com a Portaria n.º 12/2008 de 3 de Janeiro.
Podemos também, e após a avaliação e selecção da documentação, digitalizar a documentação “que é para conservar”, para que se preservem os documentos originais. Também podemos diminuir a deterioração da documentação se esta for acondicionada em local que respeite as condicionantes que os depósitos dos arquivos têm de ter para que aja uma adequação entre o suporte documental e as condições climatéricas (luminosidade, temperatura e humidade) e materiais (por exemplo, material usado para as prateleiras, papel de acid free, pastas em (pelo menos) papel de longa duração) onde este deve estar custodiado.
[a]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998.